A koronavírus-járvány óta jelentősen megnövekedett a home office és a web konferenciák népszerűsége. Ha távmunkában dolgozunk, vagy esetleg fogunk a jövőben, akkor érdemes néhány technikai előkészületet tennünk, hogy zökkenőmentes megbeszéléseket tarthassunk az otthonunkban is.
Az online konferenciák előnyei
Egy webinárium legnagyobb előnye, hogy rendkívül költséghatékony. Az alábbi költségeket mind megspórolhatjuk egy személyes jelenlétet igénylő meetinggel szemben:
- útiköltség
- helyszínért fizetendő bérleti díj
- technikai eszközök bérleti díja, például kihangosító berendezések
- frissítők, például kávé, víz, vagy aprósütemény.
Sokkal időtakarékosabb is ez a megoldás, hiszen nem kell utazással tölteni az időt. Az otthonunkból, kényelmesen levezényelhetjük a web konferenciát, így más dolgokra is jut időnk. Emellett biztonságos, és egyszerű ennek kivitelezése. Ez egy kiforrott, nemzetközi rendszer esetében különösen igaz, mivel a rengeteg felhasználó és bizonyos jogszabályok is megkövetelik ennek a két tényezőnek a meglétét.
A technológiai követelmények
Ha az alábbiakkal rendelkezünk, nem kell tartanunk attól, hogy egy megbeszélés vagy egy konferencia kudarcba fullad.
1. Webkamera és mikrofon
A mai laptopok már nagyon jó minőségű beépített kamerával, illetve mikrofonnal rendelkeznek. Azonban ha nem vagyunk vele megelégedve, professzionálisabb eszközöket szeretnénk, vagy esetleg asztali gépünk van, akkor érdemes lesz beszerezni ezeket.
Léteznek kifejezetten videókonferenciás célra gyártott webkamerák, amelyek egyben mikrofonként is funkcionálnak. Ilyen például a Sandberg ConfCam EPTZ 1080P HD Remote, ami 105°-os látószögű lencsével, 5 méteres hatótávú mikrofonnal rendelkezik, valamint támogatja a pan, tilt és zoom funkciókat. A Logitech MeetUp már egy felsőbb kategóriás kamera. 120°-os látószöggel rendelkezik, az optikája mozog. Automatikusan beállítja a legmegfelelőbb nézetet, így ha nem egyedül tartózkodunk a szobában, akkor is minden résztvevőt érzékel a lencse, és tökéletes rálátást biztosít minden személyre.
2. Ideális platform
Szerencsére manapság már nagyon sok platform közül választhatjuk ki a számunkra legideálisabbat, amelyek közül a legtöbb ingyenes is. Nézzük röviden a három legnépszerűbbet!
A Zoom egy közkedvelt szoftver, aminek az ingyenes verziójával 100 fő vehet részt a megbeszéléseken. Sajnálatos módon a múltban több biztonsági, illetve adatvédelmi probléma merült fel a szoftverrel kapcsolatban, ezért sokan tartanak a használatától.
A Skype-pal már csak maximum 50 résztvevő tarthat web konferenciát, viszont használható szimplán üzenetküldési célokra is. Nem szükséges az alkalmazásához regisztráció sem, valamint tableten, számítógépen, okosórán, telefonon és még Xbox One konzolon is igénybe vehetjük.
A Google Meet szinte minden létező eszközzel kompatibilis. Ha rendelkezünk Google fiókkal, akkor szinkronizálhatjuk az alkalmazást a naptárunkkal is. A web konferencián való részvételhez azonban nem szükséges Google-fiók megléte.
3. Laptop, számítógép
Ha online megbeszélést szeretnénk tartani, akkor alapfeltétel, hogy legyen egy megbízható laptopunk, vagy számítógépünk. Ha egy régebbi típussal rendelkezünk, akkor fennál annak a lehetősége, hogy a konferencia közben felmondja a szolgálatot. Egy okostelefon vagy egy tablet is megfelelhet a célra, azonban javasolt beszerezni hozzá egy állványt. Így beállíthatjuk a megfelelő szöget, és mozogni sem fog a kezünkben az eszköz.
4. Internet
Ugye senki sem szereti, amikor telefonhívás közben akadozik a vonal, mert rossz a térerő? Sajnos ugyanez a helyzet egy web konferencián a képpel és a hanggal is, amikor gyenge az internet. Ezt megelőzve, javasolt az első éles megbeszélés előtt egy próbameetinget tartani, mondjuk egy közeli ismerősünkkel. Ha bármilyen problémát észlelünk, akkor tanácsos nagyobb sebességű internetre váltani.
Egyéb tényezők
Egy web konferenciának vannak bizonyos íratlan szabályai is, amiket érdemes betartanunk, ha jó benyomást szeretnénk kelteni. Először is, fontos, hogy nyugodt helyet biztosítsunk magunknak a meetinghez! Ellenkező esetben nem tudunk koncentrálni az elhangzottakra, sőt mi több, a többi résztvevő számára is zavaró lehet, ha más is hallatszik rajtunk kívül. A helyiség kiválasztásánál elengedhetetlen, hogy napfényes, világos szobára essen a választás. Bizonyára senki sem örül neki, ha nem látja a beszélgetőpartnerét.
Talán mondanunk sem kell, de dohányozni és enni sem illik a konferencia alatt! Ha nagyon éhesek vagyunk, akkor készítsünk be magunknak aprósüteményt, vagy 1-2 harapás gyümölcsöt. Alapesetben azonban inkább a megbeszélés előtti, vagy utáni órákra időzítsük az étkezést, hiszen ha fel kell szólalni, akkor tele szájjal nem fog menni.
Valójában nem kell sok előkészületet tennünk egy jó minőségű web konferencia megszervezéséhez. Egy átlagos háztartásban a fent felsorolt technológiai követelmények már javarészt alapesetben is rendelkezésre állnak. Esetleg egy-két apró részleten érdemes csak csiszolni, és máris kezdődhet a megbeszélés. Ha pedig bizonytalanok vagyunk magunkban, még mindig felkérhetünk egy profi szervezőcsapatot, amelynek tagjai mindenre odafigyelnek majd – helyettünk.
